就職活動のメールマナー

メールの重要性

最近の就職活動では、メールを活用する機会が増えてきました。企業としても、メールを利用することで煩雑な書類の整理や、それに必要な人など様々な面でメリットがあるため、積極的にメールを取り入れる傾向にあるようです。

就職した後もメールは様々なビジネスシーンで活用することになります。就職活動でメールを利用することは、そのままメールマナーを習得しているかどうかを試す『選考基準』ともなっているのです。

就職希望者も多数いる中で、マナーを無視したメールは当然書類選考で落とされるでしょうし、きらりと光るメールであれば就職活動戦線から一歩抜け出すことも可能なのです。

就職活動はメールでの資料請求、問い合わせの段階からすでに競争なのです。

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メールマナー

内定後、入社して仕事を始めればメールを扱うことはもはや必須です。当然、就職してから覚えるという人よりも、すでにメールマナーを身に付けている人を採用したいと思うのが人情です。

職場によって多少の違いはありますが、メールマナーの大前提は『分かりやすい』『失礼が無い』の二つとなります。これら二つの大前提を踏まえて、就職メールを書くときのポイントを紹介します。

就職メールの書き方

件名

簡潔にそして、本文の内容が容易に推測できる件名にします。

『こんにちわ』『お世話になります』などの挨拶を件名とする人もいますが、ビジネスマナーとしては失格です。

就職活動でよく使うケースとして、資料請求の場合には『資料請求のお願い』とすれば、メールを受け取った採用担当者にも、件名だけで用件がほぼ伝わります。

本文

メールの本文、左上には送り先の部署名、担当者名を書きます。敬称には注意しましょう。一般的には『様』を使えば間違いありません。役職があるようでしたら、『名前・役職名・様』とします。

最近流行の絵文字などは、厳禁です。また、添付ファイルなどがある場合には、あらかじめ先方に添付ファイルを送る旨を伝えてからにしましょう。どのような内容のファイルを、どのプログラムで送る中を伝えます。

相手方のパソコンに読み取りプログラムがインストールされていなければ、ただ重たいデータを送ることになり、受け取った側としては迷惑以外の何者でもありません。

ＣＣとＢＢＣ

同時に大勢の人に同様のメールを送る場合に使いますが、メールアドレスも個人情報の保護対象です。自分のアドレスが他人に知られるのを好まない人がほとんどです。就職メールというよりは、ビジネスマナーといえます。

署名

本文内で自己紹介をしていても、文末に必ず署名を利用しましょう。就職メールでは、名前、学校名、住所、メールアドレス、電話番号は入れるようにします。本文と重複しても失礼には当たりません。むしろ、署名が無いほうが失礼に当たります。

返信の際の件名

話の流れというものがありますので、相手からのメールに対しては件名を変えずに返信します。メールを受け取る側も、何の話だったか思い出しやすく、件名を見ただけで内容をある程度予測できるので助かります。

以上が、基本的なメールマナーとなります。メールを受け取る側への配慮、思いやりがマナーです。メールを送るのは自分ひとりでも、メールを受け取る側は一日のうちに何通ものメールを受け取るのかもしれません。採用担当者ともなれば、就職活動中の学生などから受け取るメールは半端な数ではないでしょう。その中には本来の業務に関するメールもあるかもしれません。そういった人へのメールの中で分かり易い、マナーを守ったメールというものは印象に残るものです。

就職活動において、メールは自分をアピールする手段の一つです。たかがメール、されどメール。マナーを守って有効に活用しましょう。

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